Der unkreative Part der Radiomacher: Auch Buchhaltung muss sein

Veröffentlicht am 18. Apr. 2018 von unter Tipps

Gerade diejenigen, die in einem Medienberuf aktiv sind, stöhnen häufig über die Zwänge, die sie im Rahmen der Selbstständigkeit ereilen. Die Themen Buchhaltung und Steuern bringen viele an den Rand der Verzweiflung. Oder sie kaufen – oft für teures Geld – die externe Leistung „Buchhaltungsservice“ zu. Beide Optionen sind manchen Radiomachern suspekt. Gut, dass es Buchhaltungssoftware gibt, die es auch Nicht-Buchhaltern ermöglicht, diesen wichtigen Part der Selbstständigkeit mit der nötigen Profession zu erledigen.

Abbildung 1: Musik auswählen, Playlists schreiben, moderieren und interessante Beiträge gestalten - das ist die Welt der Radiomacher. Der unkreative Part, die Buchhaltung, ist da meist die bittere Pille, die sie trotzdem schlucken müssen.

Abbildung 1: Musik auswählen, Playlists schreiben, moderieren und interessante Beiträge gestalten – das ist die Welt der Radiomacher. Der unkreative Part, die Buchhaltung, ist da meist die bittere Pille, die sie trotzdem schlucken müssen.

Buchhaltungssoftware anschaffen oder Alternativen nutzen?

Wer sich für die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware entscheidet, der entscheidet sich damit nicht nur für ein System, in dem Rechnungen erfasst werden, sondern

  • für die Einsparung des Kostenfaktors „Buchhaltungsservice“
  • für Eigenständigkeit und die volle Kontrolle über das Thema Finanzen
  • für ein hohes Maß an Datensicherheit
  • für eine geringe Fehlerwahrscheinlichkeit
  • für eine hohe Datenqualität
  • für eine große Zeitersparnis für die manuelle Bearbeitung und Auswertung
  • für eine rechtssichere Form der Buchhaltung

Die Kosten, die Unternehmer in Buchhalter oder Steuerberater investieren – unter buchhaltungssoftware.de wird dabei von Kosten zwischen 450 und 1800 Euro jährlich ausgegangen – können sich Unternehmer sparen bzw. in andere Themenkomplexe investieren. Natürlich kostet die Anschaffung der Buchhaltungssoftware auch Geld, jedoch liegen die Investitionskosten deutlich unter denen für einen professionellen Buchhaltungsservice. 

Apropos Service: Natürlich ist es legitim – vor allem als Kleinunternehmer – Tools wie etwa Excel zu nutzen, um die Buchhaltung zu stemmen. Eine langfristige Lösung kann dies allerdings nicht darstellen. Spätestens dann, wenn das Unternehmen wächst und ein regelmäßiger Geldfluss ans Finanzamt erfolgt (zum Beispiel in Form von Umsatzsteuervoranmeldungen), kommt die Office-Variante an ihre Grenzen. Einen praktischen Überblick, was Buchhaltung in einem Radiobetrieb bedeutet, bietet dieser Beitrag.

Abbildung 2: Eine Buchhaltungssoftware muss in punkto Leistungen und Usability überzeugen.

Abbildung 2: Eine Buchhaltungssoftware muss in punkto Leistungen und Usability überzeugen.

Diese Leistungen bildet eine Buchhaltungssoftware ab

Eine Buchhaltungssoftware ist ein Tool, das dafür gemacht wurde, alle Ausgaben und Einnahmen im Betrieb rechtskonform vorzuhalten. Nach der einmaligen Erfassung der Daten befindet sich der entsprechende Datensatz im System. Dort kann er verwaltet und ggf. weiter verarbeitet werden. Dieser Vorgang, das Registrieren und Verbuchen von Belegen, ist allerdings nur ein Teil der Aufgaben, der mithilfe einer Buchhaltungssoftware systemisch möglich ist. Die meisten Software-Varianten offerieren die Möglichkeit, Online-Buchungen zu veranlassen und auch zu prüfen. Die Vor- bzw. Umsatzsteuer lässt sich systemisch berechnen. Die Daten können direkt über die Software ans Finanzamt transferiert werden und auch der Unternehmer selbst profitiert, da er alle Konten regelmäßig unter seinen Fittichen und die Zahlen damit immer im Blick hat.

Wichtige Grundfunktionen einer Buchhaltungssoftware

Bei der Wahl der Buchhaltungssoftware sollten Unternehmer zwischen den grundlegenden Funktionen und den möglicherweise sinnvollen Features entscheiden. Zu den grundlegenden Funktionen, den klassischen Buchhaltungsfeatures, gehören: die Gewinn- und Verlustrechnung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Bilanz und der Jahresabschluss. Um am Monats- oder Jahresende kein böses Erwachen zu erleben, ist es sinnvoll, regelmäßig einen Blick in die betriebswirtschaftliche Auswertung und andere Berichte zu werfen. Rein technisch betrachtet, sollte das Programm Schnittstellen zum Steuerprogramm Elster sowie zu Datev vorweisen. Rechtssichere Buchungsvorlagen, eine Verwaltung offener Posten, Online-Banking sowie eine automatische Zahlungserinnerung und die Option, die Umsatzsteuervoranmeldung über das System zu steuern, gehören zur Grundausstattung eines guten Buchhaltungssystems.

Zusätzliche Features dienen als Entscheidungskriterien

Neben den Grundfunktionen, die die meisten Buchhaltungsprogramme standardmäßig ausweisen, entscheiden häufig die Zusatz-Features darüber, für welches Programm sich ein Unternehmer entscheidet. Zu den typischen Zusatz-Features zählen: die mobile Nutzbarkeit des Systems, die Anlagenverwaltung (falls Abschreibungen nötig sind), die Option mehrere Plätze oder sogar Firmen zu verwalten, die Berechnung und Ausgabe lohnspezifischer Daten, die Ausgabe der Umsatzsteuer-Jahresaufstellung sowie die Kassenbuchfunktion. 

Tipp: Neben den Inhalten zählt auch die Usability und diese ist zweigeteilt. Sowohl die Erfassung als auch die Auswertung und Ausgabe der Daten sollte benutzerfreundlich erfolgen. Daher empfehlen Experten, sich anzusehen, wie die Ausgabe erfolgt und – wenn möglich – eine kostenlose Testvariante vor dem finalen Kaufabschluss zu nutzen. Unter lexoffice.de wird beides angeboten: Screenshots, die zeigen, wie die Kontenübersicht aussehen kann, sowie die Option, die Funktionen des Produkts kostenlos zu testen.

Recherchetipp: Unter Rechnungswesen-verstehen.de gibt es ein Glossar, in dem die wichtigsten Fachbegriffe aus dem Bereich Buchhaltung anschaulich erklärt werden.

Abbildung 3: Besonders praktisch ist es, wenn es zwei Gründer im Radiosender gibt, die verschiedene Fachqualifikationen mitbringen: einer ist der Medienexperte, der andere der Wirtschaftsprofi.

Abbildung 3: Besonders praktisch ist es, wenn es zwei Gründer im Radiosender gibt, die verschiedene Fachqualifikationen mitbringen: einer ist der Medienexperte, der andere der Wirtschaftsprofi.

Wie viel muss der Unternehmer in Eigenregie leisten?

Ob der Geschäftsführer des Radiosenders sich in Eigenregie um jeden Beleg kümmert, das entscheidet er letztlich selbst – mit Blick auf Unternehmensgröße und -struktur sowie auf sein eigenes Know-how. An dieser Stelle profitieren diejenigen, die gemeinsam das Projekt Radiosender-Gründung angehen: Tut sich hier ein kreativer Medienexperte mit einem BWLer zusammen, ist das eine durchaus sinnvolle Kombination, bei der die Rollenverteilung klar sein dürfte: der BWLer kümmert sich um die Zahlenwelt des Radiosenders, der Medienexperte um die Inhalte.

Abbildung 1: pixabay.com © Joe007 (CC0 Public Domain)
Abbildung 2: pixabay.com © FirmBee (CC0 Public Domain)
Abbildung 3: pixabay.com © stevepb (CC0 Public Domain) 

 

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